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¿Para qué sirven las funciones de Excel?

Excel es uno de los principales programas del paquete Office de Microsoft así como la hoja de cálculo por excelencia en el ambiente empresarial. En términos básicos, Excel no es más que una serie de filas y columnas diseñadas para hacer diversos trabajos contables y administrativos.

Si tienes un montón de datos con los que quieres hacer un cálculo efectivo, Excel es la herramienta ideal para analizarlos y gestionarlos cómo quieres, ya que este programa cuenta con diversas funciones que permiten ejecutar varias acciones al mismo tiempo.

La “barra de herramientas” es una de las funciones más útiles de Excel, la cual optimiza la experiencia del usuario. Sabiendo esto, en los siguientes párrafos te explicaremos las virtudes principales del programa de Microsoft así como algunos trucos básicos para hacer cálculos en Excel.

Barra de herramientas de Excel: secciones

La barra de herramientas o barra de botones es una herramienta de Excel que une los íconos más utilizados dentro del programa, esto para que el usuario trabaje de forma más fácil y práctica.

Ahora bien, los íconos de la barra de herramientas agrupan comandos que sirven para gestionar el archivo, edición, impresión, formato y cálculo.

Por defecto, la barra de herramientas se localiza en la parte superior de Excel, sin embargo, el usuario puede personalizar esta función según sus necesidades, permitiéndole añadir comandos y simplificar la búsqueda de opciones.

En caso que te preguntes cuáles son secciones de la barra de herramientas de Microsoft Excel, a continuación explicaremos de qué se trata cada una de ellas en su versión de 2016:

Nuevo

Este ícono está disponible en la pestaña “Archivo” y le permite al usuario abrir un nuevo documento dentro del programa sin cerrar la que tiene en uso; es decir, inicia una nueva hoja.

Abrir

Esta función, también ubicada en el apartado de “Archivo” le permite al usuario abrir un documento guardado previamente en el ordenador, sin necesidad de obligarlo a hacer buscarlo en las carpetas de “Mis documentos”.

Guardar

Esta es una de las funciones principales de Excel y cualquier otro programa de Microsoft, ya que permite guardar todos los cambios hechos en el documento que tienes en ejecución.

Enviar por correo electrónico

Esta función es ideal para compartir el archivo por email sin necesidad de salir del programa, abrir tu correo electrónico y enviarlo.

Impresión rápida

Es una opción que puedes activar para lograr una rápida impresión del documento y tenerlo en físico lo antes posible.

Vista previa de impresión e imprimir

Excel permite visualizar los archivos previamente, ideal para aquellos usuarios que quieren verificar que el documento esté perfecto antes de imprimirlo.

Ortografía

Es una excelente opción para aquellos usuarios que desean revisar y corregir la ortografía del archivo de forma fácil y rápida, de forma tal que puedas mejorar cualquier error del que no te hayas percatado antes.

Deshacer

Funciona igual que el comando “Ctrl + Z”, por lo que sirve para deshacer cualquier cambio hecho recientemente en el archivo, lo que lo convierte en una de las opciones básicas de los programas de Microsoft.

Rehacer

Es lo contrario a “Deshacer”, ya que, se encarga de recuperar cualquier las acciones que se hayan borrado por equivocación.

Orden ascendente

Esta es una de las funciones más útiles de Excel, ya que permite organizar los datos numéricos de forma ascendente de forma automática, es decir, de menor a mayor.

Orden descendente

Es el inverso de la opción anterior, ya que se encarga de organizar automáticamente los datos numéricos de forma descendente, es decir, de mayor a menor.

Modo Mouse/táctil

Esta función es propia de las últimas versiones de Excel y, la misma, se encarga de optimizar el espacio existente entre los comandos del programa. De esta forma, se puede permite organizar los comandos para utilizarlos directamente con el Mouse o cursor.

Trucos para sacarle el máximo provecho a Excel

Personaliza la barra de tareas

  • Coloca el cursor sobre la barra de herramientas y haz click derecho.
  • Selecciona la opción “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido”.
  • Haz click en “Barra de herramientas de acceso rápido”.
  • Pulsa donde dice “Personalice la barra de herramientas de acceso rápido”.
  • Escoge los íconos que deseas en la barra y pulsa “Agregar”.
  • Selecciona “Aceptar”.

Añadir la calculadora a la barra de herramientas

  • Pulsa en “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido”.
  • Espera a que se abra el menú y escoge “Más comandos”.
  • Busca la calculadora.
  • Selecciona la opción “Calculadora ahora”.
  • Presiona “Aceptar”.

Incluir íconos desde la cinta de opciones

  • Selecciona la herramienta que quieres agregar.
  • Haz click derecho sobre el ícono y selecciona “Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido”.