¿Cómo personalizar facturas en Excel de forma manual?
Hacer facturas en Excel es una de las tareas más comunes entre los trabajadores contables de pequeñas o medianas empresas; ya que, esta es la forma más común de mantener en orden las cuentas, darles la cara a sus clientes y cumplir con los requisitos de Hacienda.
Sabiendo esto, Microsoft se adelantó a la época y, hoy en día existen plantillas predeterminadas de facturas en Excel, a partir de las cuales el usuario puede utilizar un diseño preestablecido o crear una complemente personalizada; sin embargo, para esto último, necesitarás saber ciertos trucos.
Si necesitas hacer facturas en Excel, llegaste al lugar indicado, porque a continuación te mostraremos paso a paso cómo crear un diseño original de forma manual.
Elementos que debe incluir una factura
De acuerdo a lo establecido en la ley, una factura debe cumplir con ciertos requisitos, entre ellos:
- Nombre, apellido o denominador social que la emite.
- Número de identificación fiscal.
- Dirección de domicilio del titular.
Así mismo, en el caso de la jurisdicción española, las facturas deben:
- Estar enumeradas en orden correlativo iniciando en el 1 y separadas por número de serie.
- Incluir un espacio para colocar el número de facturación.
- Nombre, apellido y razón social del receptor.
- NIF y domicilio del receptor.
- Descripción de los servicios prestados.
- Importe neto de la prestación realizada.
- Modalidad de inscripción impositiva del receptor.
- Texto referido a las disposiciones legales de la Directiva 2006/112/CE
Crear facturas en Excel: Guía paso a paso
A partir de una plantilla
Teniendo en cuenta que Excel cuenta con platillas de facturas preestablecidas, los pasos a seguir son los siguientes:
- Ingresa a Excel y ve a la pestaña de “Archivo”.
- Haz click en “Nuevo”.
- Dirígete a la barra de búsqueda y escribe “Factura” y espera hasta que aparezcan los diferentes modelos de facturas disponibles.
- Selecciona el modelo que más de guste y espera hasta que se abra un nuevo documento con dicha plantilla.
- Adapta los datos según tus necesidades.
- Por último, pulsa “Guardar” y comienza a usarla.
Haz tus facturas en Excel de forma manual
Ahora bien, si necesitas que tus facturas en Excel tengan un diseño personalizado, presta atención a los siguientes pasos:
- Abre Excel.
- Crea la parte superior de la factura seleccionado cuatro columnas.
Aquí deberás escribir el nombre de tu empresa, la dirección fiscal y demás datos del domicilio.
- Ve a la tercera celda, escribe “Factura” e ingresa el número y fecha de la misma.
- Combina las primera cuatro celdas.
- Por defecto, el texto se alineará a la izquierda. Debajo de estas celdas, selecciona las cuatro columnas y combínalas para indicar el número de NIF y demás información fiscal.
- Aplica un borde inferior.
- Combina, una vez más, cuatro columnas para ingresar los datos del cliente de la misma forma en que lo hiciste anteriormente.
- Ahora, pulsa en la función “Borde inferior” para crear otra línea para separar la factura.
Ahora es tiempo de crear una tabla para ingresar los conceptos e importes de la siguiente manera:
- Combina las tres primeras filas para incluir la palabra “Concepto”.
- Escribe “Importe” en la columna que quedó vacía y deja un espacio prudencial para incluir tus bienes y servicios.
- Ahora, selecciona la columna “Importe”, haz click derecho y escoge la opción “Formato de celda”, luego pulsa en la pestaña “Número”.
- Escoge la opción “Moneda”.
- Coloca un “2” en las “Posiciones decimales” y selecciona la moneda.
- Selecciona el título del concepto e importe hasta el lugar que dejaste para ingresar los bienes.
- Escoge el “Borde exterior grueso” para delimitar el área.
- Pulsa sobre la opción “Dibujar bordes” y pasa el Mouse por los lugares correspondientes.
- Ingresa las referencias a las normales legales correspondientes.
- Aplica la opción “Suma” debajo de la columna importe para establecer el total.
- Combina las columnas 2 y 3 para incluir los conceptos: Base de importe, IVA y otras cosas que necesites.
- Utiliza la fórmula respectiva para cada concepto.
- Por último, ingresa el total de venta.
