Skip to content

¿Cómo personalizar facturas en Excel de forma manual?

Hacer facturas en Excel es una de las tareas más comunes entre los trabajadores contables de pequeñas o medianas empresas; ya que, esta es la forma más común de mantener en orden las cuentas, darles la cara a sus clientes y cumplir con los requisitos de Hacienda.

Sabiendo esto, Microsoft se adelantó a la época y, hoy en día existen plantillas predeterminadas de facturas en Excel, a partir de las cuales el usuario puede utilizar un diseño preestablecido o crear una complemente personalizada; sin embargo, para esto último, necesitarás saber ciertos trucos.

Si necesitas hacer facturas en Excel, llegaste al lugar indicado, porque a continuación te mostraremos paso a paso cómo crear un diseño original de forma manual.

Elementos que debe incluir una factura

De acuerdo a lo establecido en la ley, una factura debe cumplir con ciertos requisitos, entre ellos:

  • Nombre, apellido o denominador social que la emite.
  • Número de identificación fiscal.
  • Dirección de domicilio del titular.

Así mismo, en el caso de la jurisdicción española, las facturas deben:

  • Estar enumeradas en orden correlativo iniciando en el 1 y separadas por número de serie.
  • Incluir un espacio para colocar el número de facturación.
  • Nombre, apellido y razón social del receptor.
  • NIF y domicilio del receptor.
  • Descripción de los servicios prestados.
  • Importe neto de la prestación realizada.
  • Modalidad de inscripción impositiva del receptor.
  • Texto referido a las disposiciones legales de la Directiva 2006/112/CE

Crear facturas en Excel: Guía paso a paso

Facturas en Excel

A partir de una plantilla

Teniendo en cuenta que Excel cuenta con platillas de facturas preestablecidas, los pasos a seguir son los siguientes:

  • Ingresa a Excel y ve a la pestaña de “Archivo”.
  • Haz click en “Nuevo”.
  • Dirígete a la barra de búsqueda y escribe “Factura” y espera hasta que aparezcan los diferentes modelos de facturas disponibles.
  • Selecciona el modelo que más de guste y espera hasta que se abra un nuevo documento con dicha plantilla.
  • Adapta los datos según tus necesidades.
  • Por último, pulsa “Guardar” y comienza a usarla.

Haz tus facturas en Excel de forma manual

Ahora bien, si necesitas que tus facturas en Excel tengan un diseño personalizado, presta atención a los siguientes pasos:

  • Abre Excel.
  • Crea la parte superior de la factura seleccionado cuatro columnas.

Aquí deberás escribir el nombre de tu empresa, la dirección fiscal y demás datos del domicilio.

  • Ve a la tercera celda, escribe “Factura” e ingresa el número y fecha de la misma.
  • Combina las primera cuatro celdas.
  • Por defecto, el texto se alineará  a la izquierda. Debajo de estas celdas, selecciona las cuatro columnas y combínalas para indicar el número de NIF y demás información fiscal.
  • Aplica un borde inferior.
  • Combina, una vez más, cuatro columnas para ingresar los datos del cliente de la misma forma en que lo hiciste anteriormente.
  • Ahora, pulsa en la función “Borde inferior” para crear otra línea para separar la factura.

Ahora es tiempo de crear una tabla para ingresar los conceptos e importes de la siguiente manera:

  • Combina las tres primeras filas para incluir la palabra “Concepto”.
  • Escribe “Importe” en la columna que quedó vacía y deja un espacio prudencial para incluir tus bienes y servicios.
  • Ahora, selecciona la columna “Importe”, haz click derecho y escoge la opción “Formato de celda”, luego pulsa en la pestaña “Número”.
  • Escoge la opción “Moneda”.
  • Coloca un “2” en las “Posiciones decimales” y selecciona la moneda.
  • Selecciona el título del concepto e importe hasta el lugar que dejaste para ingresar los bienes.
  • Escoge el “Borde exterior grueso” para delimitar el área.
  • Pulsa sobre la opción “Dibujar bordes” y pasa el Mouse por los lugares correspondientes.
  • Ingresa las referencias a las normales legales correspondientes.
  • Aplica la opción “Suma” debajo de la columna importe para establecer el total.
  • Combina las columnas 2 y 3 para incluir los conceptos: Base de importe, IVA y otras cosas que necesites.
  • Utiliza la fórmula respectiva para cada concepto.
  • Por último, ingresa el total de venta.