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Trucos de Trello ¿Cómo sacarle el máximo provecho a la app para gestionar tareas?

Si eres empresario seguramente has oído hablar de Trello, una de las aplicaciones para gestionar tareas más utilizadas de la actualidad; pero, ¿sabes cómo funciona? O mejor aun ¿tienes idea de cómo sacarle el máximo provecho a sus funciones? Si la respuesta es no, llegaste al lugar correcto porque en los siguientes párrafos te traemos una lista de trucos que te ayudaran a convertirte en un experto en el uso de Trello.

En términos básicos, esta es una app muy sencilla de utilizar que permite coordinar y gestionar los trabajos en grupo mediante un software de uso colaborativo que le brinda a sus usuarios la posibilidad de trabajar en varios proyectos a la vez.

Puedes descargarla en tu smartphone o usarla desde el ordenador de forma gratuita.

Trucos para sacarle el máximo provecho a Trello como herramienta de trabajo

Crea tableros

La app permite crear y gestionar diferentes tableros para distintos proyectos. Así mismo, cuenta con la opción de priorizar un trabajo por encima de otro, ya sea porque la fecha de entrega está más próxima o porque requiere más tiempo. Para ello, solo debes hacer click sobre la estrella junto al nombre del mismo.

Crea listas

Al apoyarte en listas de tareas, podrás organizar y gestionar tus proyectos de forma fácil y práctica. Para crearlas, puedes apoyarte en cualquiera de estos dos métodos:

  • Haz doble click en cualquier lugar del tablero.
  • Presiona en un espacio entre dos listas para crear una nueva.

Personaliza los tableros con distintos fondos

Como explicamos en párrafos anteriores, un tablero corresponde el espacio dispuesto para gestionar una tarea determinada; por lo que cada uno sigue una lista de tareas específica y cuenta con un grupo de trabajo diferente.

Si tienes varios proyectos, lo más recomendable es asignarle un fondo diferente a cada uno para distinguirlos rápidamente. Para ello:

  • Ingresa al tablero.
  • Haz click en “Mostrar menú”.
  • Presiona sobre la opción “Cambiar fondo”.
  • Selecciona el diseño que prefieras y configúralo como fondo de tablero.

Organiza tus tarjetas en listas

Para evitar que tu “entorno” de trabajo luzca desordenado, lo más recomendable es organizar tus tarjetas por lista. De esta forma, puedes gestionar tus tareas por nombre y fecha.

Para ello:

  • Haz click en los tres puntos suspensivos.
  • Selecciona la opción “Ordenar lista”.
  • Escoge el método de organización que prefieras.

Toma tableros de otros usuarios

Si aun no saber bien cómo crear tus propios tableros, Trello te da la opción de copiar los de otros usuarios siempre y cuando sean de acceso público.

Para ello:

  • Ubica el tablero de tu preferencia.
  • Haz click en “Mostrar menú”.
  • Ve a la columna de opciones y presiona “Más”.
  • Selecciona la opción  “Copiar tablero”.

Hecho esto el tablero se copiará de forma automática. Una vez lo tengas en tu escritorio podrás editarlo como prefieras.

Apóyate en los Power-Ups de Trello 

Estos son extensiones de Trello que cuentan con funciones mucho más avanzadas que la versión normal, las cuales están orientadas a los profesionales con más experiencia y obligaciones.

Power-Ups cuenta con una versión gratuita; sin embargo, para acceder a las funciones avanzadas deberás pagar por el plan de pago que mejor se adapte a tus necesidades inmediatas.

Copia las tarjetas

Al igual que los tableros, la app brinda la posibilidad de copiar las tarjetas de acceso público.

Para ello:

  • Ve al tablero de otro usuario y haz click sobre la tarjeta que deseas copiar.
  • En la columna lateral selecciona la opción “Acciones”.
  • Pulsa sobre “Copiar”.

Convierte tus tarjetas en plantillas para Trello

Apoyándote en la opción “Convertir en plantilla” podrás disponer de tus tarjetas en otra ocasión.

Envía un correo electrónico para crear tarjetas de tareas

Esta opción es de mucha ayuda si te conectas desde un dispositivo diferente a aquel donde tienes iniciada la sesión.

Esto es posible gracias a que Trello cuenta con direcciones de correo electrónico personalizables ¿Quieres saber cuál corresponde a tu tablero?

  • Ve a “Mostrar menú” y pulsa sobre la opción “Más”.
  • Ubica el apartado “Configuración de correo electrónico personalizado”.

Comprueba el correo asignado o, si lo prefieres, genera uno nuevo.

Ahora bien, para crear una tarjeta de tareas desde el correo electrónico:

  • Ingresa el título de la tarjeta.
  • Rellena el cuerpo del correo con la descripción de la tarjeta.
  • Adjunta el archivo que desees, el cual formará parte de la tarjeta.
  • Utiliza hashtag que sirvan como etiquetas dentro de la app.
  • Añade usuarios.

Envía comentarios a las tarjetas por email

  • Ve a la columna de opciones y haz click en “Compartir”.
  • Selecciona la dirección de correo electrónico correspondiente.
  • Escribe y envía el comentario que desees.

Reubica tus tarjetas

Si quieres crear una nueva lista para una tarjeta deberás apoyarte en la opción “Añadir otra tarjeta de otra lista”; de esta forma, a medida que vayas creando nuevas estas serán reasignadas a su nueva ubicación.

Arrastra archivos a Trello desde el ordenador

  • Ve al explorador del ordenador y selecciona los archivos que quieres copiar.
  • Mantén presionado esta sección y arrastra los archivos hasta la tarjeta.

De esta forma, los documentos se pegaran instantáneamente.

Utiliza atajos

  • Las flechas direccionales sirven para moverte entre tarjetas.
  • Con “F” puedes abrir una nueva ventana.
  • “B” permite buscar y crear tableros.
  • @ permite ubicar a un usuario.
  • Con “#” creas una etiqueta.
  • Los números del 1 al 9 permiten crear nuevas etiquetas en una tarjeta.

Añade videos a Trello 

  • Copia la URL del video en cuestión y pégala en la plataforma de Trello.
  • Espera hasta se cargue la previsualización.
  • Comparte la tarjeta en cuestión.

Apóyate en hojas de cálculo o listas para crear nuevas tarjetas

  • Copia los elementos en cuestión y pégalos en una tarjeta.
  • Espera hasta que Trello haga correr la detección automática.
  • La plataforma te preguntará si quieres mantener los elementos en la misma tarjeta, responde que “Si”.

Crea checklists

Esta es una de las funciones más sencillas de la plataforma; ya que, para crear una checklis solo tendrás que escribir una lista con frases separadas por líneas y pegarla en Trello. Hecho esto, la plataforma interpretará cada elemento como un ítem.

Varía la forma de tus textos de Trello 

Esto es posible gracias al sistema Markdown que utiliza Trello, con el cual debes utilizar símbolos para manipular la forma de tus textos.

De esta forma:

  • El doble asterisco crea negritas.
  • Barra baja crea cursivas.

Recuerda que debes colocar el simbolo antes y después de cada frase.

Identifica las tarjetas que hayas completado

Para ello, puedes identificar estas tarjetas con la etiqueta “Completado” o bien, crear una lista de archivo y mover tus proyectos finalizados a ella.

Oculta los elementos realizados en la checklist

  • Ve a la tarjeta de tareas finalizada.
  • Haz click en la opción “Ocultar elementos completados”.

Conecta varias tarjetas de Trello entre sí

Para ello solo tendrás que copiar la URL de una tarjeta y adjúntala en otra. De esta forma, la miniatura de la primera tarjeta se podrá visualizar en la segunda y podrás complementar la información de ambas.

Para ello:

  • Ve a la tarjeta que seas copiar y haz click en “Compartir”.
  • Copia el enlace y ve a la segunda tarjeta.
  • Presiona en la opción “Ajunto” y luego en “Adjuntar un enlace”.
  • Por último, haz click en “Conectar tarjetas”.