Tablas dinámicas de Excel: ¿En qué consisten estas herramientas de la hoja de cálculo de Microsoft?
Microsoft Excel es una de las herramientas de ofimática más populares y utilizadas por quienes necesitan realizar algún trabajo contable o administrativo; ya que, permite organizar y analizar datos numéricos de forma rápida y sencilla mediante una serie de funciones, entre ellas, las tablas dinámicas.
Ahora bien, no todos los usuarios están familiarizados con Excel, así como tampoco con las tablas dinámicas. Si quieres saber qué son, para qué sirven y cuándo usarla en tu hoja de cálculo, continúa leyendo.
Entre las funciones de Excel, está la posibilidad de crear formularios, hacer inventarios y encuestas, para lo cual se puede hacer uso de las tablas dinámicas, las cuales permiten analizar a profundidad toda la información almacenada en la hoja de cálculo.
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Tablas dinámicas de Excel: ¿Qué son y para qué sirven?
También conocidas como Pivot Tables es una de las herramientas más prácticas de la hoja de cálculo de Excel, a través de la cual el usuario puede comparar, ordenar, agrupar y filtrar toda la información con la que estás trabajando según tus necesidades; de la misma forma, también permite decidir cuáles son las filas, columnas y valores de las tablas, los cuales puedes modificar a tu conveniencia.
Son una herramienta muy sencilla de utilizar y, además de lo anterior, hacen posible comparar datos, intercambiar los valores de filas y columnas, así como pasarlos por un filtro para obtener los resultados requeridos.
En pocas palabras, las tablas dinámicas son un instrumento para resumir la información almacenada en la hoja de cálculo de forma rápida, de manera tal que el usuario pueda buscar de forma más fácil y rápida cualquier tendencia o patrón.
Siguiendo con esta línea, también se pueden implementar los gráficos dinámicos como complemento de las tablas para visualizar mejor la información.
Ahora bien, entre las tareas que se pueden hacer con las tablas dinámicas, están:
- Consultar un gran volumen de datos de forma rápida y sencilla.
- Conseguir sumas de datos números y subtotales.
- Personalizar fórmulas y cálculos.
- Organizar la información en categorías y subcategorías.
- Analizar los datos de forma profunda mediante una expansión y contracción de los niveles de datos de interés.
- Pivotar o mover filas y columnas para visualizar mejor el contenido.
- Agrupar, organizar y filtrar subconjuntos de datos.
- Hacer que la información de interés sea el centro de atención.
- Crear presentaciones atractivas.
Diferencia con las tablas normales
En términos generales, las tablas de Excel funcionan para realizar tareas administrativas, contables o financieras. Sin embargo ¿Qué diferencia a unas de otras? Pues bien, las tablas dinámicas permiten resumir grandes cantidades de datos en poco tiempo, así como totalizar los valores numéricos, hacer promedios y agrupar los resultados, entre otras funciones.
Si eres de quienes no están muy familiarizados con el funcionamiento de Excel, Microsoft cuenta con un asistente virtual para ayudarte a crear una tabla dinámica.
Por otro lado, las tablas normales son simples listas de datos utilizados para ordenar información de forma cómoda y precisa, aplicando funciones mucho más básicas que en las dinámicas.
Otra diferencia es que, las tablas dinámicas vienen con una estructura predeterminada mientras que, a las normales, hay que crearlas desde cero.
¿Cuándo es más útil utilizar una tabla dinámica?
- En aquellos documentos donde es necesario totalizar y agrupar varios datos para luego compararlos entre sí.
- Cuando necesitas verificar fechas exactas.
- Cuando necesites hacer una comparación precisa de cada dato numérico.
- Para resúmenes informativos, cálculos diferentes, conteos o hacer promedios.
- Cualquier tarea propia del sector financiero o empresarial.
